Obecná informace o zpracování osobních údajů v Airstay

Společnost Airstay Prague s. r. o. (dále též jen jako „Airstay“) v rámci své činnosti dbá na ochranu osobních údajů fyzických osob, s nimiž přichází do kontaktu, zejména svých klientů, zaměstnanců, smluvních partnerů a dalších třetích osob. Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s platnými právními předpisy, především s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecným nařízením o ochraně osobních údajů („GDPR“), a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

Tato informace je určena k naplnění informační povinnosti správce osobních údajů ve smyslu čl. 13 a 14 GDPR a jejím účelem je poskytnout dotčeným osobám transparentní a srozumitelný popis způsobu, jakým Airstay zpracovává jejich osobní údaje, včetně vymezení jednotlivých účelů zpracování, právních základů, kategorií příjemců a doby uchovávání údajů, jakož i poučení o právech, která subjektům údajů v souvislosti se zpracováním náleží.

Správce osobních údajů

Správcem Vašich osobních údajů, které zpracováváme v souvislosti s poskytováním našich služeb, je Airstay Prague s.r.o., IČO: 065 90 888, se sídlem Charvátova 1988/3, Nové Město, 110 00 Praha 1 (dále též jen jako „správce“).

Dozorový orgán pro ochranu osobních údajů v ČR

Dozorovým orgánem pro dohled nad zpracováním osobních údajů je Úřad pro ochranu osobních údajů, sídlící na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, IČO 70837627, 

tel: 420 234 665 111, www.uoou.cz 

Obecně ke zpracování osobních údajů 

Za osobní údaj (dále jen „OÚ“) se považuje jakákoli informace vztahující se k fyzické osobě, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat. Identifikace může probíhat například prostřednictvím jména či čísla občanského průkazu nebo na základě jednoho či více znaků, které se vztahují k ekonomické, kulturní nebo společenské identitě fyzické osoby.

Informace, které byly zbaveny jakékoli vazby na konkrétní osobu (např. anonymizací) nebo které nelze rozumným způsobem využít k identifikaci osoby, nejsou za osobní údaje považovány.

Při posouzení, zda určitá informace představuje osobní údaj, je vždy třeba přihlížet ke konkrétním okolnostem. Jinými slovy, tentýž údaj může být v jednom kontextu osobním údajem, zatímco v jiném nikoli. Údaj „host je cyklista“ ve velkém horském hotelu, kde se ubytovávají stovky cyklistů denně, sám o sobě typicky neumožní identifikaci konkrétní osoby. Naproti tomu v malém penzionu o dvou pokojích na místě, kam cyklisté téměř nejezdí, může být taková informace už natolik specifická, že v kombinaci s dalšími okolnostmi umožní určit konkrétního hosta. V takovém případě již půjde o osobní údaj.

V souvislosti s činností Airstay zpravidla nedochází ke zpracování osobních údajů zvláštní kategorie. Tyto údaje představují dle GDPR takové osobní údaje, které vypovídají například o zdravotním stavu fyzické osoby, rasovém či etnickém původu, jež jsou zpracovávány za účelem jednoznačné identifikace osoby, nebo o sexuálním životě či sexuální orientaci fyzické osoby. Ve výjimečných situacích však může ke zpracování zvláštní kategorie údajů dojít, typicky pokud host poskytne informaci o svém zdravotním stavu za účelem splnění specifických ubytovacích potřeb. 

Co je to právní titul zpracování osobních údajů?

Každé zpracování osobních údajů musí být opřeno o jeden z právních titulů stanovených v čl. 6 odst. 1 GDPR, případně v čl. 9 odst. 2 GDPR, jde-li o zvláštní kategorie osobních údajů. Níže uvádíme možné varianty těchto právních titulů – Airstay provádí zpracování osobních údajů zejména na základě následujících právních titulů:

  • Dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, kdy je zpracování založeno na souhlasu subjektu údajů se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů (dále jen „souhlas“).
  • Dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, kdy je zpracování Vašich OÚ nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž jste smluvní stranou, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost (dále jen „smlouva“). 
  • Dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, kdy je zpracování Vašich OÚ nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Airstay vztahuje (dále jen „zákon“ či „splnění právní povinnosti“). 
  • Dle čl. 6 odst. 1 písm. d) GDPR, kdy je zpracování nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby (dále jen „ochrana životně důležitých zájmů“) – tento právní titul se u správce spíše neuplatní.
  • Dle čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR, kdy je zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen (dále jen „veřejný zájem“) – tento právní titul se u správce spíše neuplatní.
  • Dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, kdy je zpracování nezbytné pro účel oprávněného zájmu Airstay (dále jen „oprávněný zájem“).

Co je to účel zpracování osobních údajů?

Dalším klíčovým prvkem zpracování osobních údajů je účel zpracování. Jedná se o konkrétní a legitimní důvod, pro který správce osobní údaje shromažďuje, uchovává, využívá nebo jinak zpracovává. Jinými slovy, účel odpovídá na otázku, „proč je nezbytné dané osobní údaje zpracovávat“. Účelem zpracování může být například vedení personální agendy, evidence pracovní neschopnosti, poskytování ubytování, plnění zákonných povinností v souvislosti s poskytováním ubytování apod. Pro každý takový účel musí být vymezen odpovídající právní titul, rozsah zpracovávaných údajů a doba jejich uchování.

Způsob zpracování osobních údajů

Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i automatizovaně v elektronických informačních systémech, a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy za vysokého technického, organizačního a personálního standardu a zabezpečení, v souladu s legislativními požadavky. Osobní údaje zpracovávané v Airstay nejsou předmětem automatizovaného rozhodování.

Zabezpečení údajů

Airstay za účelem zabezpečení standardu ochrany osobních údajů přistoupil k zavedení vnitřních organizačně-technických opatření. V tomto ohledu Airstay využívá dostupných moderních technologií, které zabezpečují řádnou ochranu osobních údajů všech subjektů údajů, včetně ochrany před ztrátou, zničením, zveřejněním nebo změnou osobních údajů. Veškeré osobní údaje, které nám poskytnete, jsou zabezpečeny standardními postupy a technologiemi. Údaje ve fyzické podobě jsou uchovávány v řádně uzamčených skříních a místnostech, k nimž mají přístup pouze oprávněné osoby. Údaje v elektronické podobě jsou uchovávány na zabezpečeném serveru Airstay, případně na cloudových úložištích, jejichž provozovatelé při jejich provozu splňují požadavky GDPR, přičemž přístup k nim je umožněn pouze oprávněným osobám v souladu s právními předpisy a je chráněn přísnými a pravidelně aktualizovanými hesly. Přístupy k záznamům obsahujícím osobní údaje jsou logovány.

Doba zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje budou zpracovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (např.  v souladu se zákonem o pobytu cizinců na území ČR č. 326/1999., ve znění pozdějších předpisů) a interními předpisy Airstay.

Osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu jsou uchovávány v souladu s časovým omezením obsaženým v souhlasu.

Osobní údaje zpracovávané prostřednictvím kamerových záznamů:

Airstay nevyužívá kamerové systémy ke zpracování osobních údajů. Jedinou situací, kdy dochází ke zpracování kamerových záznamů je kamera umístěná u schránky s klíči od bytů, které slouží k ubytování hostů. V tomto případě snímá kamera pouze osobu, která si klíče ve schránce vyzvedla, a to na základě oprávněného zájmu Airstay a za účelem zajištění bezpečnosti a ochrany majetku. Prostor, kde dochází ke snímání kamerou je označen informační tabulkou s informací o monitoringu. Kamerové záznamy jsou uchovávány po dobu maximálně 3 dnů a přístup k nim má pouze omezený počet osob.

Práva subjektů údajů

Mezi práva subjektu údajů zejména patří: 

  1. právo mít přístup ke svým osobním údajům dle čl.15 GDPR, 

(Právo subjektu údajů požadovat informace, zda o něm Airstay zpracovává nějaké osobní údaje a v jakém rozsahu.)

  1. právo požadovat opravu Osobních údajů dle čl. 16 GDPR, 

(Subjekt údajů má v souladu se zásadou přesnosti, která stanovuje, že osobní údaje musí být přesné a v případě potřeby aktualizované, právo na to, aby Airstay bez zbytečného odkladu opravil nepřesné údaje, současně má subjekt údajů právo na doplnění nepřesných údajů.)

  1. právo na výmaz osobních údajů bez zbytečného odkladu, pokud jsou dány důvody podle čl. 17 GDPR, 

(Subjekt údajů má právo požádat Airstay, aby byly bez zbytečného odkladu vymazány jeho osobní údaje. Airstay tyto údaje vymaže, pokud údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly získány; subjekt údajů odvolá svůj souhlas, na základě kterého byly získány; subjekt údajů vznese námitky proti zpracování jeho údajů a neexistují převažující oprávněné důvody pro jejich zpracování; údaje subjektu údajů byly získány neoprávněně. Výše uvedené se však nepoužije v situacích, kdy je zpracování osobních údajů nezbytné pro výkon práva na svobodu projevu a informací; pro splnění právní povinnosti Airstay (typicky plnění povinností dle zákona o pobytu cizinců); pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků Airstay.)

  1. právo na omezení zpracování osobních údajů v případech dle čl. 18 GDPR (v rozsahu, v němž nám zpracování nepřikazuje právní předpis), 

(Jedná se o opatření dočasné povahy, tím se toto opatření liší od práva na výmaz osobních údajů.)

  1. právo na přenositelnost údajů v případech stanovených v čl. 20 GDPR, 

(Toto právo subjektu údajů zajišťuje možnost osobní údaje získané (zpracované) správcem předat třetímu subjektu, a to v případě, že zpracování ze strany Airstay je založeno na souhlasu subjektu údajů nebo na smlouvě a provádí se automatizovaně.)

  1. právo vznést námitku dle čl. 21 GDPR, 

(Subjekt údajů může kdykoliv vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů na základě oprávněného zájmu Airstay. Pokud Airstay následně neprokáže oprávněné důvody pro zpracování osobních údajů, které by převážily nad zájmy subjektu údajů, příp. Airstay neprokáže jiný právní titul zpracování, tak tyto údaje nebude Airstay nadále zpracovávat, případně je smaže nebo anonymizuje.)  

  1. právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů podle čl. 7 odst. 3 GDPR, 

(Každý subjekt údajů může odvolat svůj již učiněný souhlas se zpracováním jeho osobních údajů. Odvolání souhlasu však nemá vliv na zákonnost zpracování osobních údajů před odvoláním souhlasu klientem.)

  1. právo podat stížnost podle čl. 77 GDPR. 

(Každý subjekt údajů má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.)

Práva subjektů údajů či obecný dotaz týkající se zpracování osobních údajů lze vznést v písemné podobě poštou na adrese sídla Airstay (Charvátova 1988/3, Nové Město, 110 00 Praha 1), případně na e-mailové adrese XXX. Lhůta pro zaslání odpovědi činí 1 měsíc, přičemž ve složitých případech může být tato lhůta prodloužena až o 2 měsíce.

Základním právem naplňujícím zásadu transparentnosti zpracování je právo subjektu údajů na informace, které má subjektu údajů zaručovat řádnou informovanost o zpracování jeho osobních údajů. Toto právo je mimo jiné naplněno tímto dokumentem, který informuje subjekty údajů o zpracování jejich osobních údajů.  S ohledem na různorodost vztahů, které mohou mezi jednotlivými fyzickými osobami a Airstay vznikat, je struktura této informace členěna podle jednotlivých kategorií subjektů údajů, jako jsou např. klienti, smluvní partneři apod. Takové členění umožňuje, aby každá dotčená osoba mohla snadno identifikovat informace relevantní právě pro její postavení ve vztahu k Airstay a získat tak přehled o zpracování svých osobních údajů v konkrétním kontextu.

Jaký je Váš vztah s Airstay?

Jsem host využívající ubytovací služby

  1. Jaké osobní údaje o Vás zpracováváme? 
  • adresní a identifikační údaje sloužící k identifikaci Subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého pobytu) 
  • údaje umožňující kontakt se Subjektem údajů (kontaktní údaje – např. kontaktní adresa, číslo telefonu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace)
  • kromě výše uvedených osobních údajů jsme povinni na základě zákonných povinností zpracovávat i Vaše státní občanství, typ a číslo cestovního dokladu, datum příjezdu a odjezdu, účel pobytu, popřípadě vízum, výše zaplaceného místního poplatku z pobytu a případný důvod pro osvobození z poplatku
  • údaje pro účely marketingu (kontaktní údaje – především emailová adresa)
  • další údaje nezbytné pro plnění smlouvy 
  1. Jaký je účel zpracování Vašich osobních údajů?

Hlavním účelem je poskytování služeb správce. Vaše osobní údaje Airstay zpracovává, aby mohl zajistit či zprostředkovat ubytování ve Vámi zvoleném objektu. Následně pak může Airstay zpracovávat Vaše kontaktní údaje za účelem marketingu, a to na základě oprávněného zájmu či souhlasu.

  1. Jaký je právní titul pro zpracování Vašich osobních údajů?

Vaše osobní údaje zpracováváme zejména na základě smlouvy (touto smlouvou je též přijetí nabídky na platformě zprostředkující ubytování – např. Booking.com)  

Dále Vaše osobní údaje zpracováváme na základě zákona (který nám např. ukládá předávat vymezený okruh osobních údajů cizinecké policii či městskému úřadu).

Vaše osobní údaje také můžeme zpracovávat na základě souhlasu (především pro marketingové účely, tento souhlas můžete kdykoliv odvolat).

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat i na základě oprávněného zájmu (v případě pořízení kamerového záznamu při vyzvedávání klíčů, případně pro účely přímého marketingu, proti zpracování máte vždy právo vznést námitku)

  1. Komu Vaše osobní údaje předáváme?

Může dojít k situaci, kdy budou Vaše osobní údaje předány třetím osobám. V případě klientů tato situace nastane, jedná-li se o předání:

  • státním orgánům (např. cizinecké policii nebo příslušnému obecnímu či městskému úřadu v rámci plnění oznamovací povinnosti),
  • zpracovatelům osobních údajů, jako jsou poskytovatelé aplikací systémů, které Airstay využívá (např. aplikace Chekin – aplikace pro dálkový check-in);
  • orgánům veřejné správy a státní správy či orgánům činným v trestním řízení nebo soudům, pokud o to požádají v souladu s právními předpisy.

Jsem smluvní partner Airstay (např. dodavatel, vlastník objektu, nájemník)

  1. Jaké osobní údaje o Vás zpracováváme?
  • Vaše identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, IČO, DIČ případně rodné číslo, pokud nemáte DIČ;
  • Vaše kontaktní údaje (telefon, e-mail);
  • platební údaje – číslo bankovního účtu, údaje nutné pro fakturaci a provádění plateb;
  • údaje související s plněním smlouvy – např. popis dodávek/služeb, termíny plnění, komunikace ohledně realizace zakázky.
  1. Jaký je účel zpracování Vašich osobních údajů?

Vaše osobní údaje zpracováváme především za účelem uzavření a následného plnění smlouvy, kterou jsme s Vámi jakožto smluvním partnerem (např. dodavatelem) uzavřeli. Údaje potřebujeme také pro vzájemnou komunikaci, evidenci dodávek nebo služeb, vedení účetní a daňové agendy, a rovněž pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů, například v případě reklamací nebo vymáhání pohledávek.

  1. Jaký je právní titul pro zpracování Vašich osobních údajů?

Základním právním titulem pro zpracování Vašich osobních údajů je plnění smlouvy, kterou jsme s Vámi uzavřeli. 

Dále zpracováváme Vaše údaje, pokud je to nezbytné pro splnění našich zákonných povinností, zejména v oblasti účetnictví a daní.

  1. Komu Vaše osobní údaje předáváme?

V případě smluvních partnerů AIRSTAY údaje třetím osobám předávány nejsou, s výjimkou situací, kdy se jedná o předání:

  • zpracovatelům osobních údajů, jako jsou poskytovatelé IT systémů, které AIRSTAY využívá;
  • orgánům veřejné správy a státní správy či orgánům činným v trestním řízení nebo soudům, pokud o to požádají v souladu s právními předpisy.

Jsem uchazeč o zaměstnání v Airstay

  1. Jaké osobní údaje o Vás zpracováváme? 
  • Vaše identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, bydliště;
  • Vaše kontaktní údaje (telefon, e-mail);
  • Váš životopis, který může též obsahovat pracovní posudky od předchozích zaměstnavatelů;
  • údaje o pracovní pozici, o kterou se ucházíte;
  • údaje obsažené v motivačním dopise, pokud byl ze strany Airstay vyžadován či uchazečem poskytnut;
  • informace získané během výběrového řízení (např. poznámky z pohovoru);
  • jiné dokumenty nebo informace, které uchazeč dobrovolně poskytne nad rámec požadavků Airstay (např. profesní portfolio, certifikáty, fotografie);
  1. Jaký je účel zpracování Vašich osobních údajů?

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem realizace výběrového řízení na pracovní pozici, o kterou se ucházíte. Údaje slouží k posouzení Vaší kvalifikace, praxe a vhodnosti pro danou pozici, k organizaci a vyhodnocení jednotlivých kol výběrového řízení a případně ke kontaktování v souvislosti s jeho výsledky. Pokud nám k tomu udělíte souhlas, můžeme Vaše údaje využít i pro Vaše zařazení do evidence uchazečů pro budoucí pracovní příležitosti.

  1. Jaký je právní titul pro zpracování Vašich osobních údajů?

Vaše údaje zpracováváme na základě zákona (zejména zákoníku práce). 

Dále Vaše údaje můžeme zpracovávat v souvislosti s uzavřením budoucí smlouvy (pracovní smlouva, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr).

Po skončení výběrového řízení můžeme Vaše údaje zpracovávat, pokud nám k tomu udělíte souhlas (pro účely zařazení do evidence uchazečů a případné oslovení v budoucnu s jinou pracovní nabídkou.)

  1. Komu Vaše osobní údaje předáváme?

V případě uchazečů o zaměstnání v AIRSTAY údaje třetím osobám předávány nejsou, s výjimkou situací, kdy se jedná o předání:

  • zpracovatelům osobních údajů, jako jsou poskytovatelé IT systémů, které Airstay využívá;
  • orgánům veřejné správy a státní správy či orgánům činným v trestním řízení nebo soudům, pokud o to požádají v souladu s právními předpisy.

Jsem osobou navštěvující webové stránky AIRSTAY (cookies) 

  1. Jaké osobní údaje o Vás zpracováváme?  

Technické a analytické cookies. Jako cookie se označuje malý soubor dat, který server pošle prohlížeči a ten jej uloží na zařízení uživatele. Při každé další návštěvě téhož serveru pak prohlížeč tato data posílá zpět serveru. Cookies běžně slouží k rozlišování jednotlivých uživatelů, zaznamenání předvoleb, zjednodušují používání webů, umožňují získat statistiky o používání webových stránek a pomáhají k přizpůsobování obsahu a relevantní reklamy.   

  1. Jaký je účel zpracování Vašich osobních údajů? 

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem zajištění správné funkčnosti webových stránek, zlepšení uživatelského zážitku, analýzy návštěvnosti a chování uživatelů na stránkách. Tyto údaje nám pomáhají optimalizovat obsah, služby a technické parametry webu tak, aby co nejlépe odpovídaly Vašim potřebám a preferencím. Jaké konkrétní cookies používáme, se dozvíte po rozkliknutí příslušného pole v liště s předvolbami cookies, která se Vám zobrazí při první návštěvě webové stránky. 

  1. Jaký je právní titul pro zpracování Vašich osobních údajů? 

V rámci návštěvy webových stránek, které naše společnost provozuje, a to konkrétně:

udělujete souhlas se zpracováním některých údajů prostřednictvím cookies. Souhlas s využíváním cookies nám udělujete skrze vyskakovací cookies lištu. Tato lišta by se Vám měla zobrazit při první návštěvě našich webových stránek. Nastavení cookies lišty a tedy i (ne)udělení souhlasu můžete případně kdykoliv změnit. 

Pro úplnost dodáváme, že většina webových prohlížečů cookies automaticky akceptuje, pokud není prohlížeč nastaven jinak. Použití cookies můžete omezit nebo zablokovat v nastavení svého webového prohlížeče. Berte na vědomí, že zablokováním cookies se může výrazně zhoršit funkčnost webu. 

  1. Komu Vaše osobní údaje předáváme? 

Vaše osobní údaje primárně zpracováváme na území Evropské unie. Naše webové stránky nicméně používají Google Analytics a další soubory cookies, u kterých může dojít k přenosu Vašich osobních údajů mimo území Evropské unie, konkrétně do USA. Toto předávání osobních údajů je nicméně v souladu s Data Privacy Framework.   

Pokud si nepřejete, aby byly Vaše osobní údaje převedeny do USA, neudělujte nám Váš souhlas s využitím souborů cookies.    

Stejně tak Vás tímto informujeme, že pokud se nacházíte na území mimo EU a rozhodnete se navštívit naše webové stránky, může dojít ke zpracování Vašich osobních údajů na území dané třetí země, abychom Vám mohli správně zobrazit naše webové stránky.   

Pokud si nepřejete, aby byly Vaše osobní údaje zpracovány na území tzv. třetí země, nenavštěvujte prosím naše webové stránky z území mimo EU.